Nombra una persona de coordinación

Centraliza las decisiones sobre fechas, distribución y accesos. Pide a cada área que indique qué material utiliza y qué necesita tener disponible al retomar el trabajo.

Define un orden de prioridades realista. La mesa de recepción, el archivo y una sala de reuniones pueden tener necesidades distintas; trasladarlo todo no significa que todo deba instalarse a la vez.

Identifica puestos y cajas

Asigna un código a cada puesto o zona y úsalo en cajas y mobiliario. Prepara un plano de destino con los mismos códigos para que la descarga tenga una referencia compartida.

Separa materiales de uso común de los personales y marca lo que no se traslada. Evita etiquetas exteriores que expongan información confidencial: utiliza referencias que vuestro equipo pueda interpretar.

Coordina la informática con el responsable técnico

Acuerda con quien mantiene vuestros sistemas la desconexión, las copias necesarias y la puesta en marcha. El transporte del equipo y su configuración son tareas diferentes y deben tener responsables claros.

Identifica cables y accesorios antes de separarlos. Para aparatos sensibles o con instrucciones específicas, revisa el embalaje y la manipulación adecuados con el responsable técnico.

Verifica la distribución antes del montaje

Comprueba medidas, puntos de conexión y recorridos antes de situar muebles grandes. Una distribución decidida evita desmontar o desplazar puestos recién instalados.

Al recibir el material, revisa por zonas y registra lo pendiente. Reserva tiempo para que cada área compruebe su puesto; una prueba breve antes de reanudar la actividad puede detectar necesidades que no se ven al descargar.

Tu lista de preparación

• Designar una persona coordinadora
• Etiquetar puestos y cajas
• Coordinar los equipos informáticos
• Verificar distribución y prioridades